Compléter le formulaire
Le premier échange rassemble les informations utiles : activité, forme juridique, assujettissement TVA, nombre de comptes, volume approximatif de mouvements et services recherchés. Ce cadrage permet de vérifier que le dossier entre dans l’offre standard et de préparer un tarif cohérent.
Créer l’environnement de travail
Après validation du périmètre et des conditions, Apex prépare l’environnement client et les outils nécessaires. Cette étape doit être terminée avant de commencer les échanges réguliers de pièces.
Le canal officiel, les accès et les règles de classement sont confirmés afin d’éviter les documents répartis entre plusieurs messageries ou dossiers.
Transmettre les documents
Vous transmettez les relevés bancaires, factures et justificatifs correspondant aux mouvements. Une écriture correspond à une ligne du relevé bancaire pour le calcul du volume facturé.
La liste exacte des pièces attendues dépend du dossier. Elle doit être confirmée avant le démarrage plutôt que supposée à partir d’une checklist générique.
Suivre les éléments manquants
Apex contrôle les informations reçues, rapproche les mouvements et signale les éléments qui demandent une pièce ou une explication. Cette étape est importante pour traiter la comptabilité au fil de l’année au lieu de reporter toutes les questions au bouclement.
L’utilisation de Bexio avec une fiduciaire peut faciliter ce suivi, mais l’outil ne remplace pas la qualité des informations transmises.
Valider le démarrage et le traitement
Lorsque le dossier est complet, Apex confirme le périmètre et peut lancer le traitement mensuel. Les opérations inhabituelles, les choix fiscaux ou les éléments qui demandent une décision restent soumis à une validation humaine.
Le client conserve ainsi une vue claire sur ce qui a été reçu, ce qui manque et ce qui doit encore être décidé.
Maintenir un rythme régulier
Une collaboration efficace repose sur quelques habitudes :
- transmettre les pièces selon la cadence convenue ;
- répondre aux demandes de précision ;
- signaler rapidement un changement d’activité, de banque ou de TVA ;
- anticiper les opérations exceptionnelles ;
- vérifier les échéances communiquées.
Ce rythme réduit les corrections tardives et rend le coût de la fiduciaire plus prévisible.