La comptabilité simplifiée sous CHF 500’000
Une entreprise individuelle dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas CHF 500’000 doit au minimum tenir une comptabilité simplifiée. Celle-ci enregistre les recettes, les dépenses et les éléments de patrimoine.
« Simplifiée » ne signifie pas facultative. Les montants doivent pouvoir être rapprochés des pièces et permettre de comprendre le résultat de l’activité ainsi que sa situation patrimoniale.
La comptabilité complète dès CHF 500’000
Lorsqu’une entreprise individuelle a réalisé un chiffre d’affaires égal ou supérieur à CHF 500’000 lors du dernier exercice, elle doit tenir une comptabilité et présenter des comptes conformément aux règles du Code des obligations.
Cette comptabilité comprend notamment un inventaire, un bilan et un compte de résultat avec les pièces justificatives correspondantes. Les personnes morales, comme les Sàrl, sont soumises à une comptabilité complète indépendamment de ce seuil applicable aux raisons individuelles.
Conserver les documents
Les documents comptables et rapports liés à l’entreprise doivent en général être conservés pendant au moins dix ans. Cette obligation concerne également les archives électroniques, qui doivent rester accessibles et fiables.
Une méthode de classement doit permettre de retrouver une pièce à partir d’une écriture. Un simple dossier rempli de fichiers sans nommage cohérent rend le contrôle difficile.
Séparer le privé du professionnel
La raison individuelle n’a pas de personnalité juridique distincte, mais sa comptabilité doit distinguer les opérations commerciales des dépenses et prélèvements privés.
Un compte bancaire séparé n’est pas toujours une obligation légale générale, mais il facilite fortement le suivi. Les paiements privés depuis le compte professionnel et les dépenses professionnelles payées à titre privé doivent être identifiés correctement.
Suivre les seuils importants
Deux seuils sont souvent confondus :
- CHF 100’000 pour l’inscription obligatoire d’une raison individuelle au Registre du commerce et, selon les règles applicables, le seuil général d’assujettissement à la TVA ;
- CHF 500’000 pour le passage d’une comptabilité simplifiée à une comptabilité complète de la raison individuelle.
Ces seuils répondent à des obligations différentes. Les atteindre ne produit pas exactement les mêmes effets ni aux mêmes dates.
Mettre en place une routine
Chaque mois :
- récupérez les relevés bancaires ;
- rassemblez les factures et justificatifs ;
- identifiez les opérations privées ;
- vérifiez les montants à recevoir et à payer ;
- classez les documents ;
- signalez les opérations inhabituelles.
Cette routine prépare le bouclement et facilite la déclaration fiscale.